Сбор и хранение первичной документации

Сложно представить себе жизнь современного человека без документов: они сопровождают его повсюду. Когда рождается крошечный гражданин, он получает свидетельство о рождении. Далее — свою первую медицинскую книжку, паспорт, аттестат, диплом, свидетельство о браке. В нынешнем бюрократическом мире факт смерти также проходит регистрацию — в государстве все подлежит учету и проверке. Кажется, что это только отягощает жизнь, но фактическая информация, зафиксированная на бумаге или в электронном виде, наоборот, позволяет гражданину знать свои права и обязанности, бороться и отстаивать их, решать вопросы разного характера и, наконец-то — чувствовать себя полноправным членом общества. С юридическими лицами ситуация ничуть не иная. Существует такое понятие, как сбор и хранение первичной документации — это те бумаги, которые свидетельствуют о деловых, финансовых транзакциях. Первичная документация — значимая бухгалтерская единица, которая необходима для подготовки, аудита и проверки отчетности вплоть до закрытия фирмы или после такого явления, как ликвидация предприятия. Несомненно, в таких вопросах речь пойдет о «чистоте» перед госструктурами — такими как налоговая служба.

Поэтому, чтобы не допустить штрафные санкции, необходимо доверить ведение этой ответственной операции профессионалам, так как это дополнительное сокращение расходов.

Украинская компания «Fin Unlim» и ее высококвалифицированные специалисты с большим удовольствием возьмут на себя данную ответственность. А предприятие, как клиент, будет честно перед законом, что позволит руководству спокойно спать по ночам, не боясь внезапного визита налоговой службы.

Из истории возникновения документов

Деловые бумаги сопровождают человека в каждом из периодов его эволюции. Само слово произошло от латинского «documentum», что означало «учу», а позднее переводилось следующим образом — «доказательство» или «свидетельство». Как менялись носители данных, так на те предметы и фиксировалась информация — глиняная табличка, бумага, фотопленка, магнитная лента, компакт-диск. В двадцатом столетии для обработки важных протоколов стали широко применяться компьютерные технологии.

Согласно законодательной базе, а именно ЗУ «О бухгалтерском учете…», первичный документ — зафиксированное свидетельство о хозяйственной операции. Это позволяет сделать вывод, что они нужны для документооборота и сверки. Каждая из операций отражается в бухучете методом сплошного документирования, то есть — непрерывно.

Хранение первичных документов и в целом их ведение необходимо также и в целях налогообложения — согласно налоговому кодексу Украины, налогоплательщики не имеют права формировать отчетность на основании данных, которые не подкреплены ПД. Также от них зависит налог на прибыль, а в целом необеспечение налогоплательщиком хранения подобных свидетельств или непредоставление их налоговому аппарату облагается санкциями — штраф обеспечен.

Автоматизация сбора, хранения и обработки ПД от специалистов «Fin Unlim»

Зафиксированные факты играют значительную роль в жизни предприятия, так как необходимы для ведения статистического, управленческого ценза, а также зачастую приходят на помощь во время судебных разбирательств. Согласно закону, любые договоры, накладные и счета имеют «вес», только если хозяйственная операция фактически была осуществлена.

Сегодня произошел ряд изменений в законодательстве, и ПД не подтверждает факт реализации хозоперации.

Ранее «первичка» считалась чем-то подтверждающим некоторые процессы, и несовпадение должны были доказывать контролеры в случае сомнений. Согласно изменениям, с недавнего времени налогоплательщик сам должен доказать реальность операции — если дело доходит до суда.

Требования к составлению «первички»

Несмотря на то, что в ЗУ «О бухучете…» не зафиксированы четкие правила относительно даты составления, наши специалисты подчеркивают, что уместно составление бумаг при осуществлении хозоперации или по ее завершению. Но если «опоздать» и составить их позже (незначительно — на пару недель), то они все равно будут действительны.

В этом же законе зафиксированы реквизиты первичного документа.

К ним относят следующие:

• название;
• число;
• наименование предприятия, которое составляет документ;
• данные об операции (содержание, объем, единица измерения);
• ответственные за совершение действия должностные лица;
• подпись первичного документа.

Дополнительные:

• номер и идентификационный код предприятия;
• данные, идентифицирующие лицо-получателя.

В Министерстве финансов подчеркивают, что эти реквизиты наделяют бумаги юридической силой и доказательностью.

Существует такое понятие, как бланки форм — это те формы, которые утверждены властью: то есть «типовые». При этом руководство предприятия способно их видоизменять — с обязательным включением необходимых реквизитов. Исключительно важный момент — заполнение. Чтобы обеспечить сохранность и длительное хранение свидетельств, нужно заполнять их темным цветом (чернила, паста, электронные средства). Такие детали важны, чтобы минимизировать риск внесения несанкционированных и незаметных исправлений. С этой же целью в пустых строчках ставят прочерки. Кроме того, законом утверждено, что руководство предприятия должно предоставить узкому кругу лиц (ответственных) право подписывать «первичку», то есть, возможность давать разрешение на проведение операций.

Компания «Финансы без границ» — Ваш надежный помощник в вопросах бухгалтерских услуг

Наши опытные специалисты за разумную стоимость помогут наладить бухучет, в том числе обеспечивая ускорение документооборота и архивное хранение документов.

Наличие актуальной информации о ПД позволит предприятию функционировать бесперебойно, грамотно и своевременно подавать налоговые накладные и быть защищенным со стороны закона в случае судебных разбирательств.

Доверьте разрешение финансовых вопросов профессионалам уже сегодня — в «Fin Unlim» Вам всегда рады помочь.