Збір та зберігання первинної документації

Складно уявити життя сучасної людини без документів: вони супроводжують її всюди. Коли народжується крихітний громадянин, він отримує свідоцтво народження. Далі свою першу медичну книжку, паспорт, атестат, диплом, свідоцтво про шлюб. У нинішньому бюрократичному світі факт смерті також відбувається реєстрацію — у державі все підлягає обліку та перевірці. Здається, що це лише обтяжує життя, але фактична інформація, зафіксована на папері або в електронному вигляді, навпаки, дозволяє громадянину знати свої права та обов’язки, боротися та відстоювати їх, вирішувати питання різного характеру і, нарешті, почувати себе повноправним членом суспільства. . З юридичними особами ситуація зовсім інша. Існує таке поняття, як збирання та зберігання первинної документації — це ті папери, які свідчать про ділові, фінансові транзакції. Первинна документація – значуща бухгалтерська одиниця, яка необхідна для підготовки, аудиту та перевірки звітності аж до закриття фірми або після такого явища, як ліквідація підприємства. Безперечно, у таких питаннях йтиметься про «чистоту» перед держструктурами — такими як податкова служба.

Тому, щоб не допустити штрафних санкцій, необхідно довірити ведення цієї відповідальної операції професіоналам, оскільки це додаткове скорочення витрат.

Українська компанія Fin Unlim та її висококваліфіковані фахівці з великим задоволенням візьмуть на себе цю відповідальність. А підприємство як клієнт буде чесно перед законом, що дозволить керівництву спокійно спати ночами, не боячись раптового візиту податкової служби.

З історії виникнення документів

Ділові папери супроводжують людини у кожному з періодів її еволюції. Саме слово походить від латинського «documentum», що означало «навчання», а пізніше перекладалося таким чином — «доказ» або «свідчення». Як змінювалися носії даних, так на ті предмети і фіксувалася інформація – глиняна табличка, папір, фотоплівка, магнітна стрічка, компакт-диск. У ХХ столітті для обробки важливих протоколів стали широко застосовуватися комп’ютерні технології.

Згідно із законодавчою базою, а саме ЗУ «Про бухгалтерський облік…», первинний документ — зафіксоване свідоцтво про господарську операцію. Це дозволяє зробити висновок, що вони потрібні для документообігу та звіряння. Кожна з операцій відображається у бухобліку методом суцільного документування, тобто безперервно.

Зберігання первинних документів та загалом їх ведення необхідне також і з метою оподаткування — згідно з податковим кодексом України, платники податків не мають права формувати звітність на підставі даних, які не підкріплені ПД. Також від них залежить податок на прибуток, а загалом незабезпечення платником податків зберігання подібних свідоцтв або ненадання їхньому податковому апарату оподатковується санкціями — штраф забезпечений.

Автоматизація збору, зберігання та обробки ПД від фахівців Fin Unlim

Зафіксовані факти відіграють значну роль у житті підприємства, оскільки необхідні для ведення статистичного, управлінського цензу, а також часто приходять на допомогу під час судових розглядів. Відповідно до закону, будь-які договори, накладні та рахунки мають «вагу», лише якщо господарську операцію фактично було здійснено.

Сьогодні відбулася низка змін у законодавстві, і ПД не підтверджує факт реалізації госпоперації.

Раніше «первинка» вважалася чимось, що підтверджує деякі процеси, і розбіжність мали доводити контролери у разі сумнівів. Згідно зі змінами, з недавнього часу платник податків сам має довести реальність операції, якщо справа доходить до суду.

Вимоги до складання «первинки»

Незважаючи на те, що у ЗУ «Про бухоблік…» не зафіксовано чітких правил щодо дати складання, наші фахівці наголошують, що доречним є складання паперів при здійсненні госпоперації або після її завершення. Але якщо «запізнитися» і скласти їх пізніше (трохи на кілька тижнів), то вони все одно будуть дійсними.

У цьому законі зафіксовані реквізити первинного документа.

До них відносять такі:

• азву;
• число;
• найменування підприємства, що складає документ;
• дані про операцію (зміст, обсяг, одиниця виміру);
• відповідальні за скоєння дії посадових осіб;
• підпис первинного документа

Додаткові:

• номер та ідентифікаційний код підприємства;
• дані, що ідентифікують особу-отримувача.

У Міністерстві фінансів наголошують, що ці реквізити наділяють папери юридичною силою та доказовістю.

Існує таке поняття, як бланки форм – це ті форми, які затверджені владою: тобто типові. При цьому керівництво підприємства здатне їх видозмінювати з обов’язковим включенням необхідних реквізитів. Винятково важливий момент – заповнення. Щоб забезпечити збереження та тривале зберігання свідчень, потрібно заповнювати їх темним кольором (чорнило, паста, електронні засоби). Такі деталі важливі, щоб мінімізувати ризик внесення несанкціонованих та непомітних виправлень. З цією ж метою в порожніх рядках ставлять прочерки. Крім того, законом затверджено, що керівництво підприємства має надати вузькому колу осіб (відповідальних) право підписувати «первинку», тобто можливість надавати дозвіл на проведення операцій.

Компанія «Фінанси без кордонів» – Ваш надійний помічник у питаннях бухгалтерських послуг

Наші досвідчені фахівці за розумну вартість допоможуть налагодити бухоблік, у тому числі забезпечуючи прискорення документообігу та архівне зберігання документів.

Наявність актуальної інформації про ПД дозволить підприємству функціонувати безперебійно, грамотно та своєчасно подавати податкові накладні та бути захищеним із боку закону у разі судових розглядів.

Довірте вирішення фінансових питань професіоналам вже сьогодні — у Fin Unlim Вам завжди раді допомогти.