Ведення кадрів

Підприємницька діяльність неможлива без використання ресурсної бази усієї держави та основним її фактором є людський ресурс. Ведення кадрів — трудомісткий процес, який потребує не лише спеціалізованих навичок, а й ретельного вивчення трудового законодавства: зокрема Кодексу законів про працю. Не менш важливо стежити і за нововведеннями у законоположеннях, які регулярно ініціюються та впроваджуються національними регуляторами. Слід зазначити, що кадрове діловодство базується на оформленні типових форм, які мають затверджені правила складання, терміни передачі та штрафні санкції у разі невідповідності нормативам. Фахівці компанії Fin Unlim з великим ентузіазмом допоможуть як початківцям, так і досвідченим управлінцям налагодити та оптимізувати кадрове діловодство, що дозволить мінімізувати ризики претензій з боку контролюючих органів і в цілому покращить функціонування підприємства.

Кадровий облік в Україні

Згідно з українським законодавством, кадровий облік є обов’язковою процедурою для кожного роботодавця незалежно від форми власності або виду діяльності. Тобто такого роду облік ведуть фізичні особи підприємці, організації з обмеженою звітністю та інші юридичні особи.

Розглянемо складові діловодства:

• підготовка первинної кадрової документації – накази з кадрів, штатний розпис, табель обліку робочого часу, графік відпусток, особиста справа;
• оформлення кадрової документації – довідка з місця роботи; лікарняний лист, документи на звільнення;
• ведення кадрового діловодства – заповнення трудових книжок, журналів обліку наказів, оформлення особистих карток, надання відпусток;
• підготовка та подання документації до контролюючих органів — звітність з кадрів, щомісячний та щоквартальний звіт з праці, звіти про зміну посад та рівнів оплати праці;
• мінімізація та передбачення ризиків, пов’язаних із фінансовими санкціями за недотримання норм законодавства — дотримання нормативу робочих місць для інвалідів, квот для одиноких матерів, дітей-сиріт, випускників навчальних закладів, спостереження за своєчасністю виплат заробітної плати, а також інших норм з охорони праці, передбачених законом, зокрема й медичні профогляди.

Особливості діловодства з кадрів

Як можна було помітити, ведення подібної документації — складний процес, з яким людина не впорається без належних знань. Зазначимо, що влітку 2021 року, а саме у червні, набрав чинності закон про обов’язкове ведення обліку трудової діяльності у віртуальному форматі, тобто в електронній формі. Відповідно до цього нововведення, роботодавець зобов’язаний вести трудові книжки своїх співробітників не лише у паперовому, а й у електронному форматі. Задля реалізації проекту відведено п’ять років.

Таким чином, це свого роду цифровий дублікат трудової книжки, що дозволяє офіційним установам реалізовувати повний контроль у ніші трудових відносин між керівництвом та підлеглими. Прийом на роботу, звільнення та переведення за бажанням співробітника також фіксуються у паперовій трудовій.

Ведення військового обліку, відповідно до вимог Міністерства оборони, є обов’язковим на підприємствах. Але, на жаль, сьогодні ця вимога мало ким дотримується через відсутність санкцій.

Створення комфортних умов для персоналу

Зазначимо, що кадрова політика підприємства має бути побудована таким чином, щоб усі дані співробітників, що використовуються, були під надійним захистом, оскільки ця вимога закріплена в законодавстві. Також роботодавець та кадровик не мають права збирати таку інформацію: віросповідання, політичні погляди працівника тощо. Заборонено стежити за найманими співробітниками, прослуховувати їх телефонні розмови, порушувати таємницю листування — особливо це стосується віртуальних носіїв.

Фонд соціального страхування, Департамент нагляду над виконанням законодавства про працю, центр зайнятості, інспекція з охорони праці та інші державні органи виступають у ролі правових регуляторів, тобто регулюють правильність ведення діловодства. У разі виявлення помилок чи неточностей накладається матеріальна, адміністративна чи кримінальна відповідальність, яка в обсязі залежить від ступеня тяжкості порушення.

Коректна постановка кадрового обліку – це запорука правильного розрахунку, виплати заробітної плати та їх своєчасності. Однозначно рекомендуємо довірити цю відповідальну справу лише перевіреним фахівцям «Фінанси без кордонів».

Чому рекомендується скористатися послугами компанії Fin Unlim?

Облік персоналу, ведення кадрів ФОП (ФОП), розрахунково-платіжна відомість працівника — це добре знайомі процеси та явища для наших співробітників. Завдяки багаторічному досвіду роботи, а також багажу знань, підкріпленому дипломами та сертифікатами, експерти з легкістю оптимізують кадрові процеси, що допоможе підприємству більшою мірою реалізовувати потенціал співробітників та отримувати більше прибутку.

Завдяки кадровому аутсорсингу підприємець легко реалізує такі дії:

• Делегує функції відділу кадрів досвідченим фахівцям, що дозволяє йому не наймати кадровика та не витрачати зайві фінанси на його утримання та облаштування офісу.
• Приймає кадрові документи, які готуються у стислі терміни відповідно до всіх норм і вимог, що накладаються контролюючими установами.
• Не повинен входити в становище і керуватися «людським фактором»: співробітники нашого сервісу, виконуючи поставлене завдання, не хворіють, не йдуть у відпустку і не звільняються.
• Отримує повну конфіденційність інформації та всіх отриманих даних, що зафіксовано у договорі про співпрацю.
• Оприбутковує облік, який проведуть професіонали, що дозволить мінімізувати різні ризики та помилки.

Співпрацюючи з бюро «Фінанси без кордонів», підприємець та бізнесмен інвестує у власну справу та гарантовано налагоджує відносини з органами фінансового нагляду. Усі послуги з кадрового діловодства виконуються згідно з нормативними актами (охорона праці, у тому числі).